Asiakasrekisteri – tietosuojaseloste

Laatimispäivä

16.4.2024

Rekisterinpitäjä

FINCUMET CONTAINER OY

Koskisentie 2
39530 Ikaalinen

Puh. +358 50 468 9241
info@fincumetcontainer.fi

Yleistä

Tässä Fincumet Container Oy:n (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä ”GDPR”) mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee asiakkaidensa ja potentiaalisten asiakkaidensa tai näiden edustajien sekä verkkosivuillansa vierailevien henkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

 

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • Asiakassuhteiden hoitaminen
  • Tilausten hallinnointi ja käsittely sekä laskutus ja kirjanpito
  • Toiminnan kehittäminen
  • Palveluiden markkinointi (uutiskirjeet) ja asiakasviestintä
  • Kameravalvonta
  • Verkkosivujensa toiminnan mahdollistaminen ja analysointi sekä mainonnan kohdentaminen

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

GDPR:n mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

  • Asiakassuhteet ja tilaukset:
    • Kuluttaja-asiakkaat: rekisteröidyn kanssa solmitun sopimuksen täytäntöönpano
    • Organisaatioasiakkaat: rekisterinpitäjän oikeutettu etu (liiketoiminnan harjoittaminen ja edistäminen)
    • Kirjanpito: rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki, 1336/1997)
  • Toiminnan kehittäminen: rekisterinpitäjän oikeutettu etu (liiketoiminnan harjoittaminen ja edistäminen)
  • Markkinointi ja asiakasviestintä: rekisteröidyn suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhteeseen perustuva asiakasviestintä)
  • Kameravalvonta: rekisterinpitäjän oikeutettu etu (henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen ja omaisuuden suojaaminen sekä näitä vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen)
  • Evästeet:
    • Välttämättömät evästeet: rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tiedon välittäminen viestintäverkossa)
    • Ei-välttämättömät evästeet: rekisteröidyn suostumus

Rekisterinpitäjä voi myös koostaa erilaisia tilastoja henkilötietoja käyttäen. Yksittäisiä henkilöitä ei kuitenkaan ole mahdollista tunnistaa tällaisista tilastoista.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

 

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot, kuten (työ)sähköpostiosoite, (työ)puhelinnumero ja postiosoite
  • Mahdollisesti edustettu yhteisö/yritys
  • Asiakassuhdetta sekä tilauksia koskevat tiedot, kuten tiedot aikaisemmista tilauksista sekä laskutustiedot
  • Verkkosivuilla käytettävien evästeiden keräämät tiedot, kuten IP-osoite. Verkkosivuilla käytetyt evästeet on kuvattu tarkemmin sivuston evästebannerissa.
  • Tallentavan kameravalvonnan tiedot koostuvat valvonta-alueella liikkuvista rekisteröidyistä otetuista valvontatallenteista sekä tallenteiden tallennusajankohdasta. Tallentavan kameravalvonnan valvonta-alue on merkitty kyltein.

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus. Tiettyjen henkilötietojen antaminen on kuitenkin edellytys Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation välisen sopimuksen tekemiseksi ja noudattamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta esimerkiksi tilausten tekemisen yhteydessä ja asiakassuhteen aikana.

Nimi- ja yhteystietoja voidaan kerätä myös yhteystietopalveluja tarjoavilta yrityksiltä sekä viranomaisilta. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä julkisista lähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta.

Rekisterinpitäjä kerää henkilötietoja myös sen verkkosivuilla käytettyjen evästeiden kautta.  

Henkilötietojen luovuttaminen

 
 

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja sellaisille käyttämilleen ulkopuolisille palveluntarjoajille eli henkilötietojen käsittelijöille, jotka käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän lukuun Rekisterinpitäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti. Tällaisia henkilötietojen käsittelijöitä ovat esimerkiksi Rekisterinpitäjän käyttämä kirjanpitäjä sekä Rekisterinpitäjän käyttämien ohjelmistojen palveluntarjoajat. Rekisterinpitäjä edellyttää, että henkilötietojen käsittelijät noudattavat tietosuojalainsäädäntöä sekä asianmukaisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käyttää Rekisterinpitäjän luovuttamia henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös Rekisterinpitäjän kanssa samassa konsernissa toimiville yhtiöille esimerkiksi luottohakemuksiin, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä leasing-sopimusten solmimiseksi sekä täytäntöönpanemiseksi. Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille lainsäädännön niin velvoittaessa.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 
 

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle.  

Jotkin Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyyn käyttämät henkilötietojen käsittelijät tai näiden käyttämät alikäsittelijät ovat kuitenkin sijoittautuneet EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojan tasosta varmistamalla, että Euroopan komissio on antanut kohdemaasta tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen (ns. vastaavuuspäätös), tai esimerkiksi edellyttämällä henkilötietojen käsittelijää hyväksymään Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet osaksi Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välistä sopimusta.

Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten sekä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi:

  • Asiakassuhteet ja tilaukset: Lähtökohtaisesti asiakassuhdetta ja tilauksia koskevia tietoja säilytetään asiakassuhteen kestäessä.
  • Kirjanpito: Kirjanpitolain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota kirjanpitoaineisto koskee.
  • Markkinointi ja asiakasviestintä: Käsittelyn perustuessa rekisteröidyn suostumukseen, henkilötietoja säilytetään, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa. Käsittelyn perustuessa asiakassuhteeseen, henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen kestäessä.
  • Kameravalvonta: Tallentavan kameravalvonnan kautta kertyneet henkilötiedot tuhoutuvat automaattisesti viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluttua tiedon keräämisestä, ellei säilytyksen jatkaminen ole tarpeen turvallisuuspoikkeamatilanteen selvittämiseksi.
  • Evästeet: Evästeiden keräämiä henkilötietoja säilytetään evästebannerissa ilmoitetun mukaisesti.
 

Rekisteröityjen oikeudet

1.1.     Yleistä

Rekisteröity voi käyttää tässä kohdassa kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä Rekisterinpitäjään.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa pyynnön nojalla toteutetuista toimenpiteistä lähtökohtaisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidylle ilmoitetaan myös, mikäli Rekisterinpitäjä ei jostain syystä tule toteuttamaan rekisteröidyn pyyntöä.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisterinpitäjä voi rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi joutua pyytämään rekisteröidyltä lisätietoja, jotta voi tunnistaa rekisteröidyn riittävällä tavalla.

1.2.     Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjältä tiedon siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjältä tietoa hänestä kerätyistä henkilötiedoista ja päästä niihin käsiksi.

1.3.     Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään rekisteröidyn henkilötietoja, mikäli ne ovat epätarkkoja, virheellisiä tai puutteellisia.

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi, mikäli henkilötiedot eivät enää ole tarpeen niihin käsittelytarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Rekisterinpitäjä ei kaikissa tilanteissa voi poistaa henkilötietoja, mikäli niiden säilyttäminen on Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite tai niiden säilyttämiselle on muu lainmukainen peruste.

1.4.     Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tietosuojalainsäädännössä määritellyissä tilanteissa, kuten silloin, jos rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jona Rekisterinpitäjä varmistaa paikkansapitävyyden.

1.5.     Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällöin Rekisterinpitäjä ei enää saa käsitellä kyseisiä henkilötietoja, ellei Rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet. 

1.6.     Oikeus annetun suostumuksen peruuttamiseen

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Mikäli rekisteröity on antanut suostumuksen evästeiden käyttöön, annetun suostumuksen voi peruuttaa verkkosivuilta löytyvästä evästebannerista.

1.7.     Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröity voi tietyin tietosuojalainsäädännössä määritellyin edellytyksin pyytää Rekisterinpitäjää toimittamaan rekisteröidylle sellaiset tätä koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on Rekisterinpitäjälle toimittanut, ja siirtää nämä toiselle rekisterinpitäjälle.

1.8.     Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä kantelun kansalliselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisterinpitäjä ei rekisteröidyn mielestä käsittele henkilötietoja asianmukaisesti tai toteuta rekisteröidyn oikeuksia riittävällä tavalla. Ilmoituksen Suomen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle voi tehdä osoitteessa www.tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle  

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, mikäli se on toiminnassamme tai lainsäädännössä tapahtuvien muutosten vuoksi tarpeellista.

Rekisteröidyille ilmoitetaan merkittävistä henkilötietojen käsittelyä koskevista muutoksista sähköpostitse.